導入事例

大容量データをやり取りする手間や管理から解放され、
メールが4割削減 


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スワニー様

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大容量のデータをやり取りする手間や管理から解放され、メールが4割削減。社内外のコミュニケーションもスムーズになりました


設計開発業務を手がける有限会社スワニーでは、大容量設計データを社内外で効率的かつセキュアに共有するため「Zyncro（ジンクロ）」を導入しました。有限会社スワニー　代表取締役　橋爪 良博氏（写真前列左から2番目）に、「Zyncro」導入の狙いと効果について詳しく伺いました。
写真前列左：弊社X-ディビジョン　ディビジョンマネージャーの菅沼。		 スワニーロゴ

 

＜有限会社スワニーについて＞ 
スワニーは、3次元CADによる筐体設計、機械設計、試作サポートを手がける「設計開発業務」をはじめ、3次元スキャナーにより既存部品などをデータ化して3次元データの活用を提案する「リバースエンジニアリング」、そして精密電子部品の絶縁用の静電粉体塗装を行う「モータコア静電粉体塗装」を主業務としています。本社は長野県伊那市。設立は昭和45年2月。2010年5月より活動を開始した開発設計業務は、最新の3次元ソフトをはじめ、3Dプリンタやリアルタイム3Dカメラなどを積極的に導入。数多くの実績を上げ、急速に事業を拡大しています。

もくじ

1. 大容量ファイルを効率的に共有する環境を実現。
    バージョン管理やノウハウの蓄積も容易に。
2. メールやFTP、ファイル転送サービスを利用も、
    使い勝手が悪く、セキュリティも不安。
3. クラウド型なので運用負荷もかからず信頼性も高い。
    設計オーダーの半分はZyncro上で受注。
4. 出張先からも業務の流れを確認したり、顧客への対応も。顧客との距離も縮まった。

 

--　Zyncroをどのように利用していますか。 

社内外での「設計データの共有」、「メッセージのやり取り」、「ノウハウの共有」にZyncroを活用しています。 

(1) 設計データの共有 

プロジェクトや協力会社ごとにグループを設定し、社内・社外で設計データなどを共有するのに利用しています。 

Zyncroでファイルを共有する手順はすごくシンプルです。ファイルサーバのように自由にフォルダを作成することができ、そこにファイルをアップロードするだけです。ファイルをアップロードすると、社内外に関わらずグループに参加しているメンバーのウォール上にメッセージと合わせてファイルのリンクが表示されますので、必要に応じてファイルをダウンロードできます。一方、グループごとにファイルの一覧を表示したり、ファイルの全文検索機能も活用しています。 

また、すでに保存されているファイルに新しいバージョンのファイルをアップロードすれば、その履歴がメッセージとしてメンバーのウォール上へと自動的に表示されます。ファイルのバージョン管理が可能で、過去のファイルも上書きされず残っているので、必要に応じて以前のバージョンを確認することができます。 

一方、Zyncroに参加していない社外の方への受け渡しは、アップロードされているファイルからZlink（外部公開用リンク）を生成し、そのリンクをメールで送信するだけで済みます。 

(2) メッセージのやり取り 

Zyncroでは、TwitterやFacebookのようにメッセージのやり取りができるので、設計データを共有する際などにメッセージを付けたり、コメントを受け付けたり、一部の依頼主とは仕事の受発注もZyncro上で行っています。 

メッセージを書き込んだり、ファイルがアップロードされた際には、社内外に関わらずグループに参加しているメンバーのウォール上に表示されるので、Zyncroのホーム画面を見ていれば自分が関連している仕事の流れを確認できます。 

またファイルとメッセージがリンクしているので、設計データの修正などに関するやり取りを簡単に確認することができます。 

(3) ノウハウの蓄積と共有 

アプリケーションの操作方法や気をつけなければならないポイントなどを、メッセージとして自由に書き込めるようにしています。利用者はキーワードでまとめて検索できるので、検索結果がそのままノウハウ集となり、手軽かつ便利に利用しています。 

 

--　なぜ、データの共有にZyncroを利用しようと考えたのでしょうか。

Zyncroを導入したきっかけは、大容量になりがちな3次元CADやリバースエンジニアリングのデータを社内外で効率的に共有する環境を整備したいと考えたからです。

--　Zyncroを導入する以前は、社内外でどのように大容量のデータを共有していたのでしょうか。

まず社内に関しては特別な共有環境は用意しておらず、USBメモリなどを利用して、データのやり取りをしていましたが、バージョン管理などはほとんどできていませんでした。

そして社外に関しては、データ容量が小さい場合はメールを利用することもありましたが、メールでは送付できない大容量の3次元CADデータなどは、取引先に設けてもらっていたFTPサーバにデータをアップロードしたり、ファイル転送サービスなどを利用していました。

 --　そのようなデータのやり取りには、何か課題があったのでしょうか。

これまでの方法では大容量データをやり取りする際の手間や管理が煩雑であったり、制限されることも多く、またセキュリティの問題もあると感じていました。 

たとえばFTPでデータをアップロードする際、大容量のデータをアップロードが完了してからメールでその情報を送信しなければならず、1回の作業で手間がかかったり、メールを見落とすといった問題がありました。またデータ検索もできないため、すぐに目的のデータに辿りつくのにも時間がかかっていました。また、ファイル転送サービスも使い勝手が悪く、社内と社外で別々の共有方法を採用しているというのも、業務の効率化を妨げる要因だったと考えています。 

しかも、日々取り扱っている大量のメールの中で、直接のやり取りとCCなどで送られてくる情報の分類や管理はとても面倒で、統一されていない方法でのやり取りの履歴や経緯を追うのも簡単なことではありませんでした。 

一方セキュリティに関しては、FTPの通信を暗号化していたものの設定の難しさや通信速度の問題などから不満もあり、またメールの取り扱いに関しては誤送信や連絡先の入れ忘れなどといったトラブルの可能性もあり、リスクが大きいと感じていました。またファイル転送サービスを利用する際にも、セキュリティが不安だという声をお客様からもらうこともありました。 

 

--　Zyncroを導入した経緯を教えてください。

協力会社と情報交換をする中でZyncroを紹介してもらったのですが、第一印象として、インタフェースが優れていて、アップロードしたファイルへのリンクが簡単に設定できるという点がとても気に入りました。イメージとしてはコメント機能が付いた使い勝手のよいFTPという感じです。

コミュニケーションツールは使い易くないと利用が促進されませんし、ファイル共有に手間がかかるようでは新しくツールを導入する意味がありませんので、直感的にですが理想的なツールだと感じました。

しかも、クラウド型のシステムなので新たにハードウェアやソフトウェアを導入する必要がなく、運用負荷もかからず、社内外から自由に利用できるという点も重要な評価ポイントとなりました。

--　クラウド型のサービスということでセキュリティなどの不安はありませんでしたか。

セキュリティに関しては、SSLで通信が暗号化されているのでFTPよりもむしろ安全性が高いと考えました。またシステムインフラに関しても、自社や協力会社で用意できるものよりも、高度なデータセンターで運用管理されているクラウド型のほうがむしろ堅牢性が高いと判断しました（※Zyncroは、Amazon Web Services 東京リージョンで稼働しています）。

--　Zyncroと比較したツールやサービスなどはありましたか。 

これまで、SNSやファイル転送サービスのようなものもいくつか見てきましたが、Zyncroのように使いやすいメッセージシステムとファイル共有環境が統合されたツールやサービスは見たことがありません。そういう意味で、比較検討したものはありません。 

--　社外の反応はどのような感じですか。 

会社のセキュリティポリシーなどから利用したくても利用できないケースもありますが、お客様や協力会社の方々にもおおむね好評で、年齢の高い方でもすぐに使い始めてくれました。 

実際、これまで電話やメールで受けていた設計オーダーの半分ぐらいはZyncro上で受注するようになりました。Zyncro上でやり取りをしていると、「いつどのようなオーダーが来て」、「いつ返事（確認）をして」、「いつデータを納品したか」、「どのような修正の指示が入ったか」、「どのような対応をしたのか」が、時系列で確認できます。作業時間（工数）で設計費が決まる場合も多いので、その記録としても利用しています。 

 

--　Zyncroの導入効果を教えてください。 

ファイルの共有がスムーズになったことが一番の効果ですが、利用方法のところでも説明したように、ウォールや各グループのメッセージの流れを見ていると仕事全体の流れがつかめるので、とても助かっています。  

また、メールのCCで送られてきた場合、自分には関係ないと決めつけて内容をじっくりと読まなかったり、返信が面倒だったりすることもあるのですが、Zyncroのウォールだと顔写真が載っているためか目に入りやすく、気がついたことをすぐにコメントしたり、お客様からの問い合わせにメインの担当者が対応できない場合に、別の社員が迅速に返答をしたりする機会が増えました。その結果、業務のスピードアップと効率化が実現され、お客様との距離も縮まったと感じており、またお客様からも同様の感想をもらうことが増えました。 

個人的には、東京などへの出張も多いので、iPhoneやiPadなどのスマートデバイスでもZyncroが利用できて助かっています。インターネットにさえつながれば簡単に仕事全体の流れがつかめると同時にメッセージも返信できるので機動力がアップしています。さらには、Zyncroを導入してからメールの量が4割ほど減り、メールの管理も楽になりました。 

--　ノウハウの蓄積と共有という点に関してはいかがですか。 

これまでは表計算ソフトを利用してノウハウや注意事項などを記載するようにしていましたが、改まって書くとなると面倒だったり、特に書き残すことではないと判断してしまうケースも多いようで、情報はあまり蓄積されてきませんでした。 

しかし、Zyncroの場合は手軽にメッセージを残すことができるので、ちょっとしたティップスや注意事項が書き込まれる機会が増え、そのような情報が蓄積されると、後から見る社員にとってとても有用な情報になっていることも多く、またキーワードで自由に検索できることから手軽に使えるようになりました。 

--　今後の拡張予定などがあれば教えてください。 

社外の招待利用者の数を増やしていきたいです。また、まだまだZyncroの能力を使い切っていない部分もあるかと思いますので、他のさまざまな業務で使い倒していきたいと考えています。 

--　オーシャンブリッジへの期待や要望があればお聞かせください。 

Zyncroのさらなる機能と使い勝手の向上を期待しています。 

お忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。 

＊ 取材日時 2011年8月
＊ 記載の情報は取材時のものです。
＊ 取材制作：カスタマワイズ 


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